Administratie…zelf doen of uitbesteden?

Als startende ondernemer ben je in eerste instantie vaak geneigd om je administratie zelf te doen. Een boekhouder inhuren kost namelijk geld en tja…er gebeurt nog niet zoveel in je onderneming aangezien je pas net bent begonnen. Een hele logische en begrijpelijke keuze. Dan slaat de twijfel toe. Doe ik het wel goed en mis ik geen fiscale voordelen? Dit is vaak het moment dat je de stap wil nemen om je administratie uit handen te geven aan een professional. 

De 5 stappen van het uitbesteden van je administratie

De knoop is doorgehakt; je gaat je administratie uitbesteden en bent bij Altastrade terecht gekomen. Dan is het wel zo fijn om te weten hoe het proces van uitbesteding in zijn werk gaat en wat je allemaal moet regelen. 

1. Kennismaking

Leuk om kennis te maken! Voordat je klant van mij wordt, maken we eerst eens telefonisch of fysiek kennis. Ik vind het erg belangrijk om zowel de ondernemer als zijn of haar bedrijf te leren kennen. Waar heb je als ondernemer behoefte aan en waar kan ik je als boekhouder mee helpen? 

Na het gesprek ontvang je een offerte. Mijn advies is om met meerdere boekhouders in gesprek te gaan om te kunnen vergelijken. En niet onbelangrijk: beslis op gevoel en niet alleen op verstand! 

2. Besluit en documentatie 

Het klikt goed tussen ons en het besluit is genomen; je gaat zakendoen met Altastrade. Voordat we starten moeten er een aantal dingen geregeld en opgestuurd worden:

• Kopie van een geldig paspoort, rijbewijs of ID-kaart.
• Uittreksel van de KvK (niet ouder dan 6 maanden).
• Je ontvangt een opdrachtbevestiging waarin onze afspraken zijn vastgelegd.
• Bij de Belastingdienst vraag ik een machtiging aan. Als dit gelukt is, kan ik je aangifte BTW en de aangifte inkomstenbelasting indienen. 
• Als administratiekantoor ben ik wettelijk verplicht om de screening Wwft (De Wet ter voorkoming van Witwassen & Financieren Terrorisme) te doen.

3. Administratie in kaart

We kunnen aan de slag met het in kaart brengen van jouw administratie. Hierbij komen verschillende zaken aan bod.

Boekhoudpakket
Altastrade werkt met het boekhoudpakket Twinfield. Hierin wordt een administratie voor jou aangemaakt. 

Inkoopfacturen en bonnen
Voor het aanleveren van inkoopfacturen en bonnen gebruik ik het systeem Basecone. Via de Basecone app maak je een foto van je bon en deze stuur je via de app direct naar mij. Nooit meer last van bonnen die kwijtraken of vervagen, want alles gaat digitaal! 

Verkoopfacturen
Als klant kun je er voor kiezen om te factureren via je eigen systeem. Dit kan bijvoorbeeld in Word, Excel of andere pakketten. Belangrijk hierbij is dat er wordt voldaan aan de factuureisen van de Belastingdienst. Het aanleveren van je verkoopfacturen gaat ook via Basecone. 

Bankkoppeling
Vanuit Twinfield kan met de meeste banken een koppeling worden gemaakt met de zakelijke rekening. Hierna ontvangt Altastrade digitaal de bankafschriften die vervolgens administratief kunnen worden verwerkt.

4. Periodieke aangiftes

Elk kwartaal verzorg ik je BTW-aangifte en jaarlijks doe ik je aangifte inkomstenbelasting. De betreffende aangiftes worden correct en tijdig ingediend op basis van de door jou aangeleverde informatie. Dit scheelt jou als ondernemer een hoop stress en mogelijke boetes! 

Een jaarrekening maken is voor een eenmanszaak niet verplicht. Deze cijfers heb je echter wel nodig voor je aangifte inkomstenbelasting. Om zicht op de financiële administratie te houden, is het wel handig om een beknopte jaarrekening op te stellen. 

5. Voortgang en advies 

Wekelijks hou ik de administratie bij, terwijl jij druk bezig bent met je onderneming. Via WhatsApp en/of mail laat ik je weten of ik nog facturen of bonnen mis en stel ik vragen als mij iets niet duidelijk is. 

Ik zie mijzelf als meer dan alleen boekhouder en denk graag met je mee, geef tips of advies als ik denk dat het anders kan. Uiteindelijk is het aan jou of je daar wat mee doet of niet. Deze persoonlijke benadering vind ik ontzettend belangrijk en dat is hetgeen wat mijn werk zo leuk maakt. Weten dat je het verschil kunt maken. 

Tot slot

Veel ZZP’ers komen er na een tijdje achter dat hun administratie toch niet op orde was, of ze vergeten allerlei mooie aftrekposten. Mijn advies aan startende ondernemers is dan ook: besteed bij de start van je onderneming direct je financiële administratie uit bij een ervaren boekhouder.

Spreekt dit je aan en kan jij mijn hulp wel gebruiken? Dan sta ik graag voor je klaar. Vul het onderstaande contactformulier in, dan neem ik contact met je op.